一個尋常上班日的午後，我終於結束了三場會議，倒了杯黑咖啡醒醒腦，坐回我的位置上喘口氣，準備下一場戰役。
「好了，我要閉關了喔！」我向身旁的同事宣告，並拿起耳機作勢要戴上。
「等我！我有付款單要簽！」同事派派見狀立刻拿出該簽核的表單、該確認的文案，讓我一次處理完畢。
將這些瑣碎的事情處理完畢，我便把耳機當耳塞用的戴上，開啟蕃茄鐘的應用程式，打算用吃掉三顆蕃茄的時間，將下週要拍攝的宣傳影片腳本撰寫完畢。途中電話不接、訊息不回應，也不接受突然來的桌邊打擾。當然，如果老闆這時找我，事情肯定比影片腳本重要的多。
時間抓的剛剛好，一顆番茄二十五分鐘，加上中場休息時間，三顆番茄啃完不超過兩小時。腳本即時完成，再花個五分鐘把文字順過兩次，立刻寄給攝影兼設計團隊，進行分鏡圖的製作。
派派見我拿下耳機，這才蹭過來確認我等會要用的圖檔，她忍不住開口：「Eva～我之前就是看你用這蕃茄鐘，也去下載了一個，但對我沒用耶。我時間管理還是超沒效率的，妳要不要替我們訓練一下？」
「咦？誰跟妳說用了蕃茄鐘就會有效率的？把時間分段管理是要靠技巧的，技巧沒做到位，再多時間管理的工具都沒用。」正好手邊事情處理告一段落，我大方分享時間管理訣竅。
每個人一天都只有２４小時，雖說總量一定，但每個片段時間的「質」、「量」卻不一樣。我習慣把不同性質的可用時間分門別類，各自拿來做適用的事情。
①大片段高品質的時間，拿來做燒腦的事
就好比這一天的午後，約莫有兩小時的完整空擋，精神狀態不錯，很適合進行高專注度、高創意性的工作，例如撰寫提案、製作簡報、研究數據等燒腦的事情。這類的事務需要長時間的醞釀、連續性的思考，很難把事情拆成細項處理，必須分配同時具備「大片段」、「高品質」這兩種性質的時間給它們。
如果硬要在「零碎片段」或是「容易分心」的時間裡處理這類事情，很容易事倍功半、成效極差之外，也容易影響情緒。
例如，下班後到小孩睡前，時間會被切的很碎，吃晚餐、收碗盤、幫小孩洗澡、打理家務，可用時間的片段最長頂多十五分鐘，如果這時候拿來處理需要長時間專注的事務，很容易因為小孩的要求與吵鬧失去耐心，不只事情處理不好，連難得跟小孩相聚的時間也變得很沒質感。
而在小孩睡著、忙完家務之後，比較容易有大片段時間，但若因為忙了一整天，此時的時間屬於「低品質」的疲累狀態，我就會拿來運動、看書，或是陪老公看影集，不免強自己動腦。
②小片段可自由運用的時間，拿來解決輕鬆的待辦事項
匯款、回信回訊息、打電話，這種需要高度注意力、不能同時做別的事情，但卻可以在短時間解決的，我就會在忙碌的空檔中完成。而且，這種可以拿來填空的事項，我一定會把他們紀錄在隨手可得的筆記上，例如Evernote，只要空檔一出現，我馬上查看可以先解決哪一個待辦事項，除之而後快。
小片段不可自由運用的時間，拿來思考或娛樂
例如，通勤時間。我是開車上下班，通勤時眼睛與手腳都不得閒怎麼辦？我通常會邊開車邊簡單安排當天待辦事項的順序，規劃完後，上班路上思考設計提案，下班路上思考專欄文章架構、粉絲頁需錄製的影音內容。通勤時間，沒特別需要思考的事情時，我會聽有聲書、轉成mp3的TedTalk演講、外文學習的CD等，替自己充電，提升思考靈活度。
我也會利用哄小孩睡覺的時間來思考。我相信有小孩的媽媽都懂，陪睡極度的耗時又沒效益，小孩不睡就是不睡，但你只能躺在旁邊陪著，甚麼事都不能做。當然嚴禁滑手機，否則小娃兒看到手機會開心到睡不著。這時候我就會邊陪睡邊規劃行事曆、思考PPT內容、默背記者會的講稿等等。
思考與計畫總比想像中更耗時，只要好好利用這種性質的時間，會意外提升不少時間管理的效率。
.
.
.
「聽起來很麻煩耶，誰會這麼認真的利用時間啊？」派派聽著聽著忍不住皺起眉頭。
「時間太少，事情又太多的人啊。」就是我。
媽媽的時間被小孩拆的細細碎碎的，而想做的事情太多，就會特別留意時間的特質，以及想辦法增進時間利用的心法與技法。
青春正盛的派派，還沒辦法體會我視時間重於金錢的心態，但如果她在聽我說教後，學會了一招半式，就可以在有限的時間內做更多的事情，而且把事情做得更好啦！
留言列表
